Så inreder du ett kontor för dagens och morgondagens behov

NORNORM erbjuder kontorsinredning som prenumeration

Ett nytt kontor planeras ofta utifrån hur företaget ser ut idag. Men organisationer förändras. Team växer och krymper, arbetssätt utvecklas och ytor får nya funktioner. Det som känns helt rätt vid inflyttning kan därför vara fel redan ett år senare.

Mikael Sahlberg, COO på Portally, träffade Carl Langkilde, Growth Manager – Nordics på NORNORM, för att prata om hur företag kan inreda kontor för både dagens och morgondagens behov, hur deras cirkulära prenumeration fungerar och vilka råd han ger till företag som vill skapa ett flexibelt och mer hållbart kontor.

Ett kontor som kan utvecklas tillsammans med verksamheten

NORNORM erbjuder kontorsinredning som en prenumeration. De hjälper sina kunder att utforma arbetsplatsen och tar hand om möbler, leverans, installation och löpande service. Kunden betalar sedan en månadskostnad för sin möblerade kontorsyta i stället för att köpa och äga möblerna.

– Tänk Spotify, fast för kontorsmöbler, berättar Carl Langkilde.

Möblerna håller hög kvalitet och bygger på klassisk nordisk design. NORNORM arbetar utifrån två designkoncept, Nordic Light och Nordic Dark, som gör det möjligt att skapa olika uttryck och samtidigt behålla en genomtänkt, tidlös nordisk estetik.

Tjänsten kallas ”Furniture as a Service”. När behoven förändras kan kontoret förändras med dem. Möbler som inte längre behövs går tillbaka in i NORNORMs cirkulära system, där de fixas till och kan användas av nästa företag. Det innebär att konceptet inte bara är flexibelt utan också hållbart för miljön.

Möbelprenumeration, köp eller hyra – vad är skillnaden?

Den stora skillnaden är att hela modellen är byggd för förändring och cirkularitet.

När ett företag köper möbler gör man en investering baserad på de behov man har just då. Men verksamheten kanske ser helt annorlunda ut om två eller tre år. Då behöver möbler säljas, lagras, flyttas eller i värsta fall slängas, samtidigt som nya köps in.

– Med NORNORM prenumererar företaget i stället på funktionen och kan anpassa lösningen när behoven förändras. Möblerna är en del av ett cirkulärt system där de repareras, rekonditioneras och cirkulerar mellan olika kontor för att användas så länge som möjligt, berättar Carl.

Det är bra både ur ett affärsmässigt och ett hållbarhetsperspektiv. En livscykelanalys genomförd tillsammans med Aalborg University visar att NORNORMs cirkulära modell kan minska CO₂-utsläppen från kontorsmöbler med upp till 70 procent jämfört med att köpa nya möbler på traditionellt sätt.

– Det förändrar perspektivet från: ”Vad ska vi köpa till vårt nya kontor?” till ”Vad behöver vårt kontor kunna göra?” fortsätter Carl.

NORNORM arbetar utifrån två designkoncept, Nordic Light och Nordic Dark

Företag och situationer där möbelprenumeration gör störst nytta

Carl lyfter framför allt företag där förändring är en naturlig del av verksamheten. Det kan handla om ett tillväxtbolag som inte vet om det kommer att ha 80 eller 150 medarbetare om två år, ett etablerat företag som går över till ett mer hybridbaserat arbetssätt eller en organisation som vill minska sin kontorsyta och använda den mer effektivt.

Den kan också vara relevant för företag som flyttar och inte vill ta med en gammal kontorslösning in i den nya lokalen.

Gemensamt för dessa företag är att de inte vill låsa kapital och resurser i en statisk lösning. När flexibilitet blir en del av själva kontorsstrategin behöver arbetsplatsen kunna förändras i samma takt som organisationen.

Kartlägg behov och arbetssätt innan ni inreder kontoret

Enligt Carl är det viktigt att inte börja planeringen med att räkna skrivbord. Det första steget bör i stället vara att förstå hur människor faktiskt arbetar.

– Hur många är faktiskt på kontoret samtidigt? Hur stor del av dagen består av individuellt fokusarbete, digitala möten, fysiska möten och samarbete? Behövs verkligen ett skrivbord per person? Var uppstår störningar idag? Och varför vill medarbetarna komma till kontoret?

Det är också viktigt att titta framåt. Hur tror ni att organisationen kommer att utvecklas? Finns planer på att växa, minska eller organisera teamen på ett annat sätt?

– Ett bra kontor handlar därför mindre om antal skrivbord och mer om att skapa rätt mix av miljöer för olika typer av arbete. Samtidigt ska kontoret vara en plats där människor trivs och som speglar företagets identitet. Därför är design och kvalitet lika viktiga som funktion och flexibilitet, fortsätter Car.

Planera inredningen tidigt i flyttprocessen

Redan när företaget tittar på potentiella lokaler är det värdefullt att fundera över hur ytan faktiskt kan användas. Två lokaler med samma antal kvadratmeter kan fungera väldigt olika beroende på planlösning, ljus, akustik, mötesrum och flöden.

– När vi tar fram ett förslag behöver vi framför allt förstå lokalen, antalet medarbetare, företagets arbetssätt och vilka funktioner som behövs, berättar Carl.

Utifrån underlaget kan NORNORM normalt presentera en första 3D-design inom 48 timmar. Designförslaget anpassas efter lokalen och verksamhetens behov, med Nordic Light eller Nordic Dark som utgångspunkt. Det hjälper företaget att visualisera hur en potentiell lokal kan fungera innan alla beslut är fattade.

Designförslaget anpassas efter lokalen och verksamhetens behov

Skapa ett kontor som utvecklas med organisationen

Ett vanligt misstag är att optimera kontoret för ett enda scenario. Om organisationen förändras blir lösningen snabbt mindre användbar. Enligt Carl bör företag i stället skapa miljöer som kan användas på flera sätt och välja lösningar som går att skala upp, skala ned och konfigurera om.

Det kan innebära en kombination av arbetsplatser, fokusytor, telefonbås, mindre mötesplatser, sociala ytor och flexibla projektmiljöer. Genom att arbeta med tidlös design och möbler av hög kvalitet kan samma möbler dessutom få nya funktioner och användas i nya sammanhang när kontoret förändras.

– Vi ser kontoret som något levande. En arbetsplats behöver inte vara färdig på inflyttningsdagen. Den behöver kunna utvecklas tillsammans med organisationen, säger Carl.

Jämför totalkostnaden – inte bara priset på möblerna

Carl betonar att jämförelsen behöver utgå från hela kostnaden för kontorsinredningen, inte bara inköpspriset på ett skrivbord eller en stol.

Vid traditionellt ägande tillkommer ofta kostnader för design och planering, leverans, montering, reparationer, flyttar, lagerhållning, administration och avyttring. Dessutom binds kapital i tillgångar som kanske inte längre passar verksamhetens behov några år senare.

Med en prenumerationsmodell blir kostnaden i stället löpande och mer förutsägbar, samtidigt som design, service och möjligheten att anpassa kontoret är en del av modellen.

Frågan är därför inte bara vad möblerna kostar vid inköp, utan också vad det kostar att äga dem under hela deras livstid.

Design, service och möjligheten att anpassa kontoret är en del av modellen

Så anpassas kontoret när behoven förändras

– Det är när kundens behov förändras som man verkligen ser styrkan i modellen, säger Carl.

Om ett företag växer kan fler arbetsplatser och funktioner läggas till. Om teamet blir mindre kan lösningen skalas ned. Om arbetssättet förändras kan möbler bytas ut eller konfigureras om. Och om företaget flyttar kan lösningen anpassas till den nya lokalen.

Möbler som lämnar kunden går tillbaka in i NORNORMs cirkulära system. Där kan de rekonditioneras och få ett nytt liv på ett annat kontor i stället för att bli avfall.

– På så sätt skapar modellen både flexibilitet för kunden och bättre förutsättningar för att använda varje möbel under längre tid. Det är grunden i NORNORMs cirkulära affärsmodell, fortsätter han.

Om ett företag växer kan fler arbetsplatser och funktioner läggas till

Carls råd för ett flexibelt och mer hållbart kontor

Carl avslutar med sina viktigaste råd till företag som vill skapa ett kontor som fungerar idag och kan utvecklas med verksamheten:

Utgå från hur människor faktiskt arbetar

Inred inte efter gamla normer om hur ett kontor ska se ut. Kartlägg i stället vilka aktiviteter, möten och arbetssätt som behöver stöd.

Planera för förändring från början

Försök inte förutse exakt hur organisationen ser ut om fem år. Skapa i stället ett kontor som kan anpassas.

Tänk funktion före antal möbler

Ett bra kontor handlar om rätt miljö för rätt aktivitet, inte nödvändigtvis om ett skrivbord per anställd.

Kompromissa inte med design och kvalitet

Flexibilitet och cirkularitet behöver inte innebära ett mindre attraktivt kontor. Tidlös design och hög kvalitet är tvärtom en förutsättning för att möbler ska kunna användas länge och i många olika miljöer.

Titta på hela livscykeln

Fråga inte bara var möblerna kommer ifrån, utan också vad som händer med dem när ni inte längre behöver dem.

Carl lyfter också en sista fråga: behöver företaget verkligen äga allt som finns på kontoret?

– Vi har vant oss vid att köpa möbler när vi flyttar in och göra oss av med dem när behoven förändras. Men i en tid där företag, arbetssätt och kontor förändras snabbare än någonsin finns det anledning att tänka annorlunda.Ett kontor behöver inte vara en statisk investering. Det kan vara en flexibel, cirkulär tjänst som utvecklas tillsammans med verksamheten, avslutar Carl.

NORNORM finns idag i 17 länder och 61 städer

Fakta om NORNORM

NORNORM erbjuder kontorsinredning som prenumeration och finns idag i 17 länder och 61 städer. Konceptet kombinerar klassisk nordisk design och hög kvalitet med flexibilitet och en cirkulär affärsmodell. NORNORMs cirkulära modell kan minska CO₂-utsläppen från kontorsmöbler med upp till 70 procent jämfört med traditionellt inköp av nya möbler.

Bolaget grundades 2020 tillsammans med Inter IKEA Development och stöds av Verdane, Inter IKEA, Philian AB och Banco Santander. NORNORM har sitt huvudkontor i Köpenhamn och kontor i Stockholm, Amsterdam, Berlin och London. Bland kunderna finns Electrolux, Lovable, Netflix, Wolt, Miro, IWG, Castellum, EDGE och Holland & Barrett.

För mer information, besök gärna nornorm.com