Så tar du rätt beslut i kontorsfrågan

Rätt kontor handlar om mer än adress, kvadratmeter och hyra

Många företag söker nya kontorslokaler på Portally och frågorna är ofta desamma: Hur mycket yta behöver vi egentligen? Vilket läge passar oss bäst? Vad ska vi tänka på innan vi skriver på kontraktet?

För att ge dig som söker kontor bättre vägledning träffade vi Dr. Aram Seddigh grundare och vd för WeOffice, doktor i arbets- och organisationspsykologi och en av Sveriges ledande experter på evidensbaserad arbetsplatsutveckling. Med lång erfarenhet av att hjälpa organisationer fatta klokare lokalbeslut delar han här sina bästa råd till dig som står inför att hitta ett nytt kontor. Han utbildar och certifierar även arbetsplatsstrateger på workplacestrategist.eu.

Expertens råd i en föränderlig värld

Att hitta rätt kontor handlar inte längre bara om adress, kvadratmeter och hyra. För många företag har kontoret blivit en strategisk fråga: Hur mycket yta behöver vi egentligen? Hur flexibelt ska avtalet vara? Ska kontoret dimensioneras för alla medarbetare eller för faktisk närvaro? Och hur påverkas behovet av hybridarbete, AI och nya sätt att samarbeta?

Enligt Aram Seddigh, grundare av WeOffice och expert på arbetsplatsstrategi, gör många företag samma misstag när de börjar leta lokal: de går för snabbt till marknaden innan de har definierat vad kontoret faktiskt ska göra för verksamheten.

-Det viktigaste är inte att hitta en ledig lokal snabbt. Det viktigaste är att veta vilken typ av arbetsplats organisationen behöver innan man börjar jämföra alternativ, säger Aram.

Börja inte med hyran - börja med funktionen

När företag söker kontor är hyresnivån ofta den första frågan. Det är naturligt. Hyran är synlig, jämförbar och lätt att använda som beslutsunderlag. Men en lägre hyra är inte alltid en bättre affär.

Ett kontor kan vara billigt per kvadratmeter men dyrt i praktiken om ytan är svår att använda, om planlösningen kräver stora anpassningar, om läget gör det svårare att få medarbetare till kontoret eller om avtalet låser företaget vid fel storlek för länge.

Därför bör kostnadsfrågan enligt Aram alltid delas upp i flera delar:

- Bashyra per kvadratmeter och år

- Tillägg för drift, fastighetsskatt, el, städning, internet och parkering

- Kostnad för anpassning, möbler, teknik och flytt

- Kostnad för outnyttjad yta

- Risk om företaget växer, krymper eller får andra närvaromönster

Den centrala frågan är alltså inte bara "vad kostar kontoret?", utan "vilket kontor ger bäst funktion, flexibilitet och totalekonomi över tid?".

Börja med att definiera funktionen för kontoret

Hur mycket yta behöver kontoret klara?

Det enkla svaret är att det beror på hur organisationen arbetar och hur närvaron faktiskt varierar. Tumregler om kvadratmeter per person kan vara användbara i ett tidigt skede, men de ska inte ersätta analys. Två företag med 50 anställda kan ha helt olika ytbehov. Det ena kanske har hög kontorsnärvaro, mycket koncentrerat arbete och många interna möten. Det andra kanske arbetar mer distribuerat, har mycket kundtid och bara samlas vissa dagar.

En vanlig fälla är att välja mellan två alltför förenklade ytterligheter: att dimensionera kontoret för att alla alltid ska vara på plats, eller att dimensionera efter genomsnittlig närvaro. Det första leder ofta till onödigt höga kostnader och ineffektivt nyttjande av yta. Det andra kan i stället göra att kontoret blir underdimensionerat en stor del av tiden, eftersom ett genomsnitt inte innebär att kontoret är rätt dimensionerat under hälften av arbetsdagarna. Särskilt när närvaron varierar mycket, med tydliga toppar och dalar, kan medelvärdet bli ett missvisande beslutsunderlag.

En mer träffsäker metod är att utgå från en återkommande dag då många är på plats. Det innebär inte att kontoret ska dimensioneras för den absoluta maxbelastningen, men inte heller för ett genomsnitt som döljer viktiga variationer. Genom att planera för en vanlig dag med hög närvaro minskar risken att medarbetare upplever att det saknas tillgängliga arbetsplatser, mötesrum eller andra relevanta ytor. Samtidigt undviker organisationen att överdimensionera för sällsynta toppar som inträffar för få gånger för att motivera permanent yta.

Det är särskilt viktigt i hybridkontor. På papperet kan ytan se tillräcklig ut, men om tisdagar och onsdagar återkommande innebär fullbokade mötesrum, upptagna arbetsplatser och brist på fokusmiljöer kommer kontoret ändå upplevas som för litet. Resultatet kan bli att människor väljer bort kontoret, vilket i sin tur försvagar samarbete, kultur och kunskapsdelning.

En mer hållbar dimensionering bygger därför på både närvarodata och verksamhetsförståelse: genomsnittlig närvaro, variation mellan veckodagar, återkommande högbelastning, vilka typer av ytor som används mest och vilken risk organisationen accepterar. I Workplace Adequacy™-ramverket är Dimensionera rätt en av grundprinciperna. Poängen är att skapa en arbetsplats som är tillräckligt robust för verkligheten, utan att betala för yta som inte skapar värde.

-På WeOffice arbetar vi ofta med arbetsplatsanalys och scenarier innan lokalbeslutet tas. Det gör att kontoret kan dimensioneras utifrån verksamhetens verkliga behov, inte bara utifrån en generell norm, berättar Aram.

Flexibilitet handlar inte bara om korta avtal

Många hyresgäster frågar efter flexibilitet. Ofta betyder det kortare avtalstid, möjlighet att växa, möjlighet att minska yta eller snabbare inflytt. Men flexibilitet är bredare än så.

Ett flexibelt kontorsbeslut handlar om att inte låsa fast företaget i antaganden som snabbt kan bli fel. Det kan enligt Aram handla om:

- Avtalstid och uppsägningstid

- Möjlighet till expansion i samma fastighet

- Möjlighet till andrahandsuthyrning eller delning av yta

- Hur enkelt lokalen kan byggas om

- Om möblering och teknik kan anpassas över tid

- Om kontoret kan hantera både tillväxt och förändrade arbetssätt

För små företag kan flexibilitet vara viktigare än lägsta kvadratmeterhyra. För större organisationer kan flexibilitet handla mer om portföljstrategi, scenarioplanering och att undvika stora felinvesteringar.

För små företag kan flexibilitet vara viktigare än kvadratmeterhyra

Vad bör företag i olika storlekar tänka på?

Enligt Aram har företag i olika storlekar ofta helt olika risker när de söker kontor:

10-20 anställda: Prioritera flexibilitet, snabbhet och låg risk. Coworking, kontorshotell eller ett mindre eget kontor kan vara rätt beroende på behov av identitet, sekretess och stabilitet. Undvik att överinvestera i en lokal baserad på en tillväxtprognos som ännu är osäker.

20-50 anställda: Här börjar kontoret ofta bli viktigare för kultur, rekrytering och samordning. Samtidigt kan verksamheten fortfarande förändras snabbt. Titta noga på avtalstid, expansionsmöjlighet, mötesrumskapacitet och om lokalen fungerar för både vardagsarbete och gemensamma dagar.

50-150 anställda: Nu blir arbetsplatsstrategin mer kritisk. Det räcker inte att räkna skrivbord. Organisationen behöver analysera aktiviteter, teammönster, ledarskap, hybridpolicy, tekniska behov och hur förändringen ska förankras. Fel dimensionering blir snabbt dyr.

150+ anställda: Större organisationer behöver ofta arbeta med scenarier, närvarodata, intressenthantering och tydliga principer för hela arbetsplatsen eller kontorsportföljen. Här blir kontorsfrågan en ledningsfråga, inte bara en lokalfråga.

Hur påverkar AI arbetsplatsen?

AI förändrar inte bara hur vi arbetar vid datorn. Det påverkar också vilka arbetsuppgifter som blir viktigast att göra tillsammans, vilka miljöer medarbetare behöver och vilken roll kontoret ska spela i organisationen.

När AI tar över, förenklar eller förstärker delar av det rutinmässiga kunskapsarbetet kan människors arbete i högre grad förskjutas mot sådant som kräver omdöme, tolkning, kreativitet, etik, prioritering och gemensamt beslutsfattande. Det betyder inte att behovet av koncentrerat arbete försvinner. Tvärtom kan det bli ännu viktigare när medarbetare ska granska AI-genererat material, kvalitetssäkra beslutsunderlag och förstå konsekvenserna av olika vägval.

Samtidigt kan kontoret få en ännu viktigare roll som plats för lärande, samordning och gemensam problemlösning. AI kan göra individuellt arbete snabbare, men det gör inte automatiskt organisationen mer samspelt. För att AI ska skapa verkligt värde behöver människor fortfarande mötas, tolka information tillsammans, bygga gemensam förståelse och fatta beslut som är förankrade i verksamhetens mål.

Därför bör AI ses som en del av arbetsplatsstrategin, inte bara som en teknisk fråga. Kontoret behöver i högre grad stödja:

• fokus och kognitivt krävande arbete
• digitala möten och hybrid samverkan
• gemensam analys av data och beslutsunderlag
• lärande mellan kollegor
• kreativa processer och komplex problemlösning
• trygga miljöer för konfidentiella samtal och strategiska diskussioner

Den viktiga frågan är därför inte om AI gör att organisationen behöver mer eller mindre kontorsyta. Den viktiga frågan är vilka arbetsmoment som blir mer värdefulla att göra tillsammans, och vilka som kräver bättre förutsättningar för fokus, fördjupning och kvalitetssäkring. Ett kontor som planeras utan hänsyn till AI-riskerar att bygga vidare på gårdagens arbetssätt. Ett kontor som planeras med AI i åtanke behöver däremot både skapa miljöer där människor kan samarbeta, lära och fatta gemensamma beslut, och miljöer där medarbetare kan arbeta ostört med komplexa analyser, granskning av AI-genererat material och andra kognitivt krävande uppgifter. På så sätt kan kontoret bli en plats där människor använder tekniken bättre, lär av varandra snabbare och fattar mer genomtänkta beslut.

Kontor eller remote - hur gör andra?

Många ledningsgrupper frågar hur andra gör. Det är begripligt, men det är inte alltid rätt utgångspunkt. Att kopiera en annan organisations arbetsplatsstrategi fungerar sällan om arbetet, kulturen, ledarskapet, lokalförutsättningarna och medarbetarnas behov skiljer sig åt.

En bättre fråga är enligt Aram: när skapar kontoret ett värde som är svårt att få på distans?

Kontoret är ofta starkt för introduktion av nya medarbetare, kreativ problemlösning, komplex samordning, relationsbyggande, lärande, feedback, informell kunskapsdelning och beslut där flera perspektiv behöver mötas. Men det betyder inte att kontoret enbart ska utformas som en social samarbetsplats.

Här uppstår en viktig problematik i många hybridorganisationer. Om kontoret främst byggs för möten, spontana samtal och gemensamma aktiviteter, men samtidigt saknar tillräckligt bra miljöer för fokusarbete, riskerar det att bli svårt att arbeta effektivt där under en hel arbetsdag. Medarbetare kan då välja att komma in för möten, men åka hem för att få det koncentrerade arbetet gjort. På sikt kan det även leda till att möten som egentligen skulle skapa mer värde fysiskt i stället genomförs digitalt, eftersom medarbetare försöker skydda sin fokustid. Resultatet blir att kontoret används mer fragmenterat, samtidigt som organisationen inte får ut den samverkan, kultur och kunskapsdelning som den hoppades på.

WeOffice undersökning Kontor och arbetssätt efter pandemin pekar på just denna balans. Rapporten visar att kontoret kan spela en viktig roll för att stärka samarbete i hybridarbete, men att det förutsätter att kontoret också tillgodoser behovet av fokus, koncentration och avskildhet. Rapporten kan laddas ner via WeOffice webbplats.

Många kontor planeras i dag med stark betoning på:

• introduktion av nya medarbetare
• kreativ problemlösning och komplex samordning
• relationsbyggande och kultur
• lärande, feedback och informell kunskapsdelning
• beslut där flera perspektiv behöver mötas

Det är viktiga funktioner, men de räcker inte. Om kontoret ska vara en attraktiv och fungerande arbetsmiljö i hybridarbete behöver det också ge tillräckligt goda förutsättningar för ostört arbete, fördjupning och återhämtning mellan möten.

Distansarbete är ofta starkt för individuellt arbete, fördjupning, flexibilitet och vissa typer av digital produktion. Men det innebär inte att allt fokusarbete bör flyttas bort från kontoret. Det bästa arbetssättet är därför sällan “kontor eller remote”, utan en tydlig princip för vilket arbete som bör ske var – och ett kontor som både stödjer samarbete och ger tillräckligt goda förutsättningar för ostört arbete.

Att arbeta på kontoret eller på distans beror på typ av arbetsuppgift

Fem frågor att besvara innan ni väljer lokal

Innan ni går från lokalsökning till beslut bör ni kunna svara på fem frågor:

1. Vilken roll ska kontoret spela för verksamheten?

2. Hur ser närvaron ut idag, och hur mycket varierar den?

3. Vilka aktiviteter ska kontoret stödja bättre än idag?

4. Vilken flexibilitet behöver vi under avtalstiden?

5. Vilka beslut måste vara klara innan vi jämför kvadratmeter och hyra?

Om svaren är otydliga är risken stor att kontorsbeslutet blir styrt av det som är lätt att jämföra, snarare än det som faktiskt avgör om arbetsplatsen fungerar.

Expertens viktigaste råd

Aram Seddighs viktigaste råd till företag som söker kontor är att börja tidigare och tänka bredare.

-Ett bra kontorsbeslut handlar inte bara om att hitta en lokal. Det handlar om att förstå hur organisationen arbetar, vad kontoret ska bidra med och vilka risker man vill undvika. När det är tydligt blir lokalsökningen mycket mer träffsäker, avslutar Aram.

För företag som står inför flytt, omförhandling eller förändrade arbetssätt är nästa steg ofta att ta fram ett beslutsunderlag innan man låser sig vid ett alternativ. Genom WeOffice hjälper Aram och hans team, organisationer med arbetsplatsanalys, arbetsplatsstrategi, lokalsök, hyresförhandling och genomförande. För den som vill fördjupa metodiken bakom arbetet finns Workplace Strategist, där ramverk och utbildningar inom arbetsplatsstrategi samlas.

Dr. Aram Seddigh

Biografi:

Dr. Aram Seddigh är grundare och vd för WeOffice doktor i arbets- och organisationspsykologi, legitimerad psykolog och ekonom. Han har under många år hjälpt organisationer att fatta bättre beslut om kontor, arbetssätt, lokaler och förändring. Genom WeOffice arbetar han med arbetsplatsanalys, arbetsplatsstrategi, lokalsök, hyresförhandling, kontorsutformning och förändringsledning. Han är också grundare av Workplace Strategist där han utbildar arbetsplatsstrateger och lär ut metoder och ramverk för mer evidensbaserad arbetsplatsutveckling.

Söker du kontor? Hitta kontor i Stockholm, kontor i Göteborg eller kontor i Malmö.